word文档中脚注和尾注的运用

word文档中脚注和尾注的运用

(资料图片)

脚注和尾注是对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，列出引文 的出处等。

脚注和尾注由两个关联的部分组成，包括注释引用标记和其对应 的注释文本。用户可让Word 自动为标记编号或创建自定义的标记。 在添加、删除或移动自动编号的注释时，Word 将对注释引用标记重 新编号。

6.6.1 插入脚注和尾注

插入脚注和尾注的步骤如下：

（1）将插入移到要插入脚注和尾注的位置。

（2）单击【插入】菜单中的【脚注和尾注】菜单项，出现如图 6-27 所示的【脚注和尾注】对话框。

（3）选择【脚注】选项，可以插入脚注；如果要插入尾注，则 选择【尾注】选项。

（4）如果选择了【自动编号】选项，Word 就会给所有脚注或尾 注连续编号，当添加、删除、移动脚注或尾注引用标记时重新编号。

（5）如果要自定义脚注或尾注的引用标记，可以选择【自定义 标记】，然后在后面的文本框中输入作为脚注或尾注的引用符号。 如果键盘上没有这种符号，可以单击【符号】按钮，从【符号】对话框中选择一个合适的符号作为脚注或尾注即可。

（6）单击【确定】按钮后，就可以开始输入脚注或尾注文本。 输入脚注或尾注文本的方式会因文档视图的不同而有所不同。

6.6.2 设置脚注和尾注选项

用户可以为脚注或尾注指定出现的位置、编号方式、编号起始数 以及是否要在每一页或每一节单独编号。这种功能可以通过设置脚 注和尾注选项来实现，下面将分别介绍。设置脚注的选项步骤如下：

（1）打开如图6-27 所示的【脚注和尾注】对话框。

（2）单击【选项】按钮，在弹出的【注释选项】对话框中选择 【所有脚注】选项卡，如图6-28 所示。

（3）在【所在位置】列表框中指定脚注出现的位置。默认情况 下，将出现在页面底端，即把脚注文本放在页底的边缘处，如果要 把脚注放在正文最后一行的下面，可以选择【文字下方】选项。

（4）在【编号格式】列表框中指定编号用的字符。

（5）在【起始编号】框中可以指定编号的起始数。

（6）在【编号方式】中可以设置整个文档是连续编号还是每一 节单独编号或者每一页单独编号。

要设置尾注的选项，请单击【所有尾注】标签，显示【所有尾注】 选项卡，如图6-29 所示。

尾注的位置一般是文档的结尾，用户也可以在【所在位置】中设 定为在节的结尾。其他格式的设置与设定脚注选项一样。

6.6.3 查看脚注和尾注

在Word 中，查看脚注和尾注文本的方法很简单，可将鼠标指向 文档中的注释引用标记，注释文本将出现在标记上，如图6-30 所示。

注意：

只有在【选项】对话框中的【视图】选项卡中选中了【屏幕提示】 复选框，才可以利用上述方法在屏幕上看到脚注或尾注。

用户也可以双击注释引用标记，将焦点直接移到注释区，用户即 可以查看该注释。

用户还可以选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项来查看注释。 如果文档中同时含有脚注和尾注，会弹出如图6-31 所示的【查看脚 注】对话框。用户选择相应的选项后单击【确定】按钮即可查看相 应的注释。

如果文档只含有脚注或者尾注，将直接转到相应的注释区。

6.6.4 修改脚注和尾注

注释包含两个相关联的.部分：注释应用标记和注释文本。当用户 要移动或复制注释时，可以对文档窗口中的引用标记进行相应的操 作。如果移动或复制了自动编号的注释引用标记，Word 还将按照新顺序对注释重新编号。

如果要移动或复制某个注释，可以按下面的步骤进行：

（1）在文档窗口中选定注释应用标记。

（2）按住鼠标左键不放将引用标记拖动到文档中的新位置即可 移动该注释。

（3）如果在拖动鼠标的过程中按住Ctrl 键不放，即可将引用标 记复制到新位置，然后在注释区中插入新的注释文本即可。

当然，也可以利用复制、粘贴的命令来实现复制引用标记。

如果要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释引用标记， 然后直接按Delete 键，Word 会自动删除对应的注释文本，并对文档 后面的注释重新编号。

如果要删除所有的自动编号的脚注和尾注，可以按照下述方法进 行而不用逐个删除：

（1）按Ctrl+h 键，会打开【查找和替换】对话框并会自动选中 【替换】选项卡。

（2）单击【高级】按钮，然后单击【特殊字符】按钮，出现【特 殊字符】列表，如图6-32 所示。

（3）选定【脚注标记】或者【尾注标记】。

（4）不要在【替换为】后面输入任何内容，然后单击【全部替 换】按钮即可。

6.6.5 脚注和尾注互相转换

如果当前文档中已经存在脚注或者尾注，单击如图6-29 所示的 【注释选项】对话框中的【转换】按钮可以将脚注和尾注互相转换， 也可以统一转换为一种注释。单击【转换】按钮后弹出如图6-33 所 示的【转换注释】对话框。

设置完毕后，单击【确定】按钮即可。

有时为了只将个别的注释转换为脚注或尾注，可以按如下步骤进 行：

（1）选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项，切换到注释编辑 区。

（2）将鼠标指针指向选定的注释，然后单击鼠标右键，从弹出 的快捷菜单中选择【转换为脚注】或者【转换为尾注】菜单项即可。

6.6.6 自定义注释分隔符

一般情况下，Word 用一条水平线段将文档正文与脚注或尾注分 开，这就是注释分隔符。如果注释太长或者太多，一页的底部放不 下，Word 将自动把放不下的部分放到下一页。为了说明两页中的这 些注释是连续的，Word 将水平线加长。

用户可以根据需要修改注释分隔符的类型，步骤如下：

（1）选中【视图】菜单中的【图片】菜单项，切换到普通视图中。

（2）选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项，打开注释编辑区 窗口。

（3）在注释区窗口顶部的下拉列表框中包含了三个可以改变的 分隔符，如图6-34 所示。用户可以根据需要选定合适的分隔符，如 果不需要分隔符，可以选中该分隔符，按Delete 键删除即可。

（4）如果单击【默认设置】按钮，可以将选项的分隔符设定为 默认的分隔符。